El
Departamento Administrativo de la Función Pública es la cabeza del Sector de la Función Pública encargado de
formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en
materias relacionadas con Empleo Público, Organización Administrativa, Control
Interno y Racionalización de Trámites de la Rama Ejecutiva del Poder Público.
Mediante el decreto
número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los
lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de
la información y las comunicaciones y el Decreto
1078 de mayo de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones: “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de las Tecnologías de la Información
las Comunicaciones”.
Es
necesario que todas las entidades públicas definan una arquitectura objetivo o deber ser para
cada uno de los dominios: Estrategia de TI, Gobierno TI, Información, Sistemas
de Información, Servicios Tecnológicos, Uso y Apropiación e Identificación de
las buenas prácticas.
Las entidades públicas deben realizar un
diagnóstico donde se consolide la información de Gobierno TIC de la Entidad, y se presente
una propuesta de Gobierno de TI, con base en los lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura
Empresarial del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones - MinTIC.
La Arquitectura TI le permite al Estado ser más eficiente al unir los
esfuerzos de sus entidades. Se basa en el Marco de Referencia que alinea la gestión TI con la estrategia del
Estado. Incluye las arquitecturas sectoriales y territoriales y un modelo de
uso y apropiación.
Es el principal instrumento para implementar la
Arquitectura TI de Colombia y habilitar la Estrategia de Gobierno en línea. Con
él se busca habilitar las estrategias de TIC para servicios, TIC para la gestión,
TIC para el gobierno abierto y para la Seguridad y la privacidad.
¿Principios?
Son reglas de alto nivel que se deben tener en
cuenta para el desarrollo de las arquitecturas empresariales sectoriales,
institucionales y territoriales.
- Excelencia del servicio al ciudadano: para
fortalecer la relación de los ciudadanos con el Estado.
- Costo/beneficio: garantizar que las
inversiones en TI tengan un retorno medido a partir del impacto de los
proyectos.
- Racionalizar: optimizar el uso de los
recursos, teniendo en cuenta criterios de pertinencia y reutilización.
- Estandarizar: ser la base para definir los
lineamientos, políticas y procedimientos que faciliten la evolución de la
gestión de TI del Estado colombiano hacía un modelo estandarizado.
- Interoperabilidad: fortalecer los esquemas que
estandaricen y faciliten el intercambio de información, el manejo de
fuentes únicas y la habilitación de servicios entre entidades y sectores.
- Viabilidad en el mercado: contener
definiciones que motiven al mercado a plantear y diseñar soluciones según
las necesidades del Estado colombiano.
- Federación: debe establecer estándares,
lineamientos y guías para la gestión de TI; así como un esquema de
gobierno que integre y coordine la creación y actualización de los
anteriores. La implementación del Marco es responsabilidad de cada entidad
o sector.
- Co-creación: permitir componer nuevas
soluciones y servicios sobre lo ya construido y definido, con la
participación de todas aquellas personas u organizaciones que influyen o
son afectadas por el Marco de Referencia.
- Escalabilidad: permitir la evolución continua
y el ajuste de todos los componentes y dominios que integran el Marco, sin
perder calidad ni articulación.
- Seguridad de la información: permitir la
definición, implementación y verificación de controles de seguridad de la
información.
- Sostenibilidad: aportar al equilibrio
ecológico y cuidado del ambiente a través de las TI.
- Neutralidad tecnológica: el Estado garantiza
la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones,
conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes en la
materia. Se debe fomentar la eficiente prestación de servicios, el empleo
de contenidos y aplicaciones, la garantía de la libre y leal competencia,
y la adopción de tecnologías en armonía con el desarrollo ambiental
sostenible.
Mediante estos lineamientos se debe realizar un diagnóstico
de la Entidad, buscando
el cumplimiento de la estrategia de TI y una propuesta de
Arquitectura Conceptual de cada uno de los dominios.
Teniendo en cuenta que la arquitectura
empresarial describe a la empresa como una estructura coherente. La
arquitectura documenta el estado actual de la entidad y el estado deseado.
Se busca también mediante la estrategia
de sistemas disminuir la brecha entre las necesidades de la entidad y la
tecnología, basadas en las metas corporativas de: Negocio, Información,
Aplicaciones y Tecnología.
Describiendo el estado actual y el estado futuro, para la toma de decisiones
estratégicas efectivas en el área de Dirección de TIC de la entidad.
Para el cumplimiento de esta propuesta
es importante que la Alta Dirección coordine todos los factores y recursos que
intervienen para el desarrollo y crecimiento de la Entidad en TIC. El grado de
éxito será logrado en la medida que estos factores y recursos interactúen
adecuadamente.
Al realizar este diagnóstico la entidad
tiene una base de procesos para la Dirección de TIC. Con esta metodología se
cumple la meta de alinear la tecnología
a las necesidades de la entidad.
Para definir una arquitectura de referencia para el
Gobierno de TI, es necesario
realizar un modelo conceptual de
Gobierno TIC, en el cual se debe ver reflejado que los usuarios pueden
acceder, a través de unos canales, a los servicios proporcionados por el área
de TIC, los cuales están soportados en Personas-Procesos-Tecnología.
Usuarios: Corresponde a todos los Funcionarios
Públicos de Planta y Contratistas de la Entidad.
Canales: Los usuarios pueden acceder a los
servicios informáticos que ofrece la Dirección de TIC, a través de las redes
locales de comunicaciones o de Internet.
Servicio: Es todos los servicios que se encuentran
consolidados en el Catálogo de Servicios TIC, que describe cada uno de los
servicios y sus condiciones de ofrecimiento.
Personas: Corresponde a los funcionarios o
contratistas que hacen parte del área de la Dirección de TIC de la Entidad y
por ende tienen la responsabilidad de garantizar el funcionamiento de los
servicios.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas
dirigidas hacia un propósito común que marcan el accionar de la Dirección de
TIC y que son operados por los funcionarios de la Dirección TIC con el fin de
proporcionar los servicios.
Tecnología: Comprende todas las herramientas
automatizadas que facilitan la realización de los procesos para brindar los
servicios.
Se debe definir unas políticas TI, una cadena de
valor, que representa el conjunto de procesos de TIC que articuladamente se llevan
a cabo dentro de la entidad para brindar satisfacción a las necesidades y
requerimientos de los usuarios mediante la entrega de servicios de TIC.
Se debe contar una estructura TIC. Para llevar
a cabo el proceso de Gestión TIC se requiere de un conjunto de personas
organizadas de acuerdo con los roles que necesiten para cumplir con el objetivo
y las funciones de la Dirección de TIC.
Es importante que la Dirección de TI, como líder de
implementación del ejercicio de Arquitectura Empresarial en la entidad, asegure
los dos primeros pasos: Introducción a la Arquitectura Empresarial y Evaluar
la Capacidad Arquitectónica de la Entidad, antes de continuar con el
ejercicio de arquitectura, de tal forma que la Institución cuente con las
capacidades mínimas necesarias para promover el Uso y Apropiación de las TIC en
tiempo, forma y con la calidad esperada.
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