Importancia del Plan de Capacidades TIC en las entidades públicas
y como empezar a elaborarlo.
Con
la necesidad de un cambio que lleve al mejoramiento continuo al interior de las
entidades públicas, se crean y modifican leyes a las que se deben dar estricto cumplimiento.
Las entidades públicas se ven en un cambio constante, que le genera muchas
veces costos, molestias y por ende
resistencia al cambio.
De
acuerdo a estos cambios y necesidades que se requieren al interior de las
entidades públicas, es necesario que se cuente con un plan de capacidades TIC.
El plan de capacidades
TIC, Es un documento donde se plasma todo el
proceso
utilizado para gestionar las tecnologías de la información. El objetivo es asegurar que la capacidad de
los sistemas de TI cumplen los requisitos presentes y futuros de la
organización con unos costes asumibles.
Con este Plan se busca tener una base de la definición de nuevos diseños de
servicios, tener una visión amplia del estado actual de la tecnología en la
entidad, así como de la capacidad y rendimiento actual de la infraestructura de
TIC.
Desde la experiencia adquirida en la Dirección de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, la cual tiene a su cargo la implementación de
la nueva estrategia Gobierno en
Linea, la actualización de sistemas de información, de la plataforma
tecnológica y el mantenimiento de la red de voz y datos.
La entidad identificó mediante su plan
de capacidades el balance
entre el número de puntos de red sobre el número de funcionarios que
actualmente estaban vinculados a la entidad.
Teniendo en cuenta los niveles de capacidad de la red:
Diagrama de red
Alcaldía Municipal de Yopal.
Se pudo determinar que la demanda
de los servicios de TIC era superior a la
capacidad con la que cuenta la
infraestructura de TIC de la Alcaldía de Yopal,
puesto que la Red inicialmente se planificó para 207 puntos y en el
momento había 399 funcionarios.
Lo que conllevo a tener cableado por fuera de la
red:
Por lo anterior se determinó que se debe realizar
proyecciones de demanda de los servicios de TIC considerando que los niveles de
capacidad son muy bajos frente a la red, teniendo en cuenta que uno de los objetivos primordiales de la
Alcaldía Municipal de Yopal, es garantizar
a todos sus funcionarios las
condiciones óptimas para el desarrollo de todas las labores de carácter
administrativo y operacional en condiciones de integralidad, calidad y
eficiencia, de manera que se logre prestar
un servicio eficiente y oportuno a la comunidad.
A pesar del significativo número de equipos de
cómputo que hoy se tienen en la Administración, la disponibilidad de los mismos
no es suficiente para atender la gran demanda y volumen de trabajo que debe
realizarse por medio de estas herramientas, lo cual requiere elementos para
poder ejecutar las diferentes actividades necesarias para el buen
funcionamiento de la entidad.
Con este ejemplo podemos ver claramente
la importancia de tener el plan de capacidades, sin una
correcta Gestión
de la Capacidad, los recursos no se aprovechan adecuadamente y se realizan
adquisiciones innecesarias que a largo
tiempo traerán muchos gastos
adicionales. Sin una planificación adecuada los recursos serán insuficientes
acarreando una baja calidad del servicio.
TIPS
PARA ELABORAR UN PLAN DE CAPACIDADES
- El plan debe estar alineado a los diferentes
planes de la entidad y acuerdos de nivel de servicio para prever la
capacidad, rendimiento requerido y acorde a las necesidades de la entidad.
- Se debe tener
identificado todos los servicios que se prestan en la entidad,
documentados sea en el catálogo de servicios o portafolio de servicios, ya
que es un insumo para realizar la medición y proyección en el plan de
capacidades.
- Se debe disponer de
Información Estadística para ser utilizada en proyecciones futuras como
mínimo sobre asignación de recursos, capacidad de la infraestructura
tecnológica y costos asociados al servicio que se presta en la entidad,
tener en cuenta el plan de compras para la proyección.
- Se debe tener en cuenta
las funciones de los administradores de las plataformas, personal a cargo
de los servicios.
- Analizar el rendimiento
de la infraestructura TIC, buscando monitorizar el uso de la capacidad a
nivel de los diferentes componentes tecnológicos y revisar las tendencias
y dimensionamiento de su uso.
- Es importante y
recomendable contar con modelos y simulaciones de capacidad para
diferentes escenarios futuros previsibles de la infraestructura de TIC de
la entidad.
- El Plan de Capacidades
debe ser revisado anualmente, actualizado y aprobado por la Dirección de
Tecnología o la Alta Dirección de la Entidad, para que se tenga en cuenta
en el presupuesto asignado.
- Para la definición de
nuevos servicios es necesario dimensionar adecuadamente los servicios y
aplicaciones alineándolos a los procesos y necesidades reales de la entidad, dado
que somos un proceso de apoyo.
- Mantener actualizados en
nuevas tecnologías, previendo la demanda futura para los servicios de TIC,
buscando adelantarnos a los efectos de la demanda sobre la infraestructura
de TIC y el desempeño de los niveles de servicio, pero todo debe ser
articulado con los demás procesos. Ejemplo que sucede mucho es que el
proceso de Talento Humano contrata personal sin tener en cuenta los
puestos de trabajo y la infraestructura tecnológica para cubrir este nuevo
requerimiento, lo que implica costos que no se habían proyectado y
arreglos provisionales que no van acordes con la misión institucional.
Recomendaciones
El Plan de
Capacidades se recomienda monitorear trimestralmente, para determinar si es
suficiente para prestar los servicios de TIC con los niveles de servicio
acordados, para lo cual será necesario:
·
Monitorear
el rendimiento actual y la capacidad utilizada.
·
Obtener
información de los incidentes que se han presentado por falta de capacidad.
·
Evaluar
los niveles de la capacidad y rendimiento de la infraestructura con respecto a:
o Los niveles de servicio originalmente acordados.
o Los niveles de servicio efectivamente proporcionados.
o
los niveles de servicio que, de acuerdo con el Programa de
capacidad, se hubieren estimado.
Recomendaciones necesarias para prever
incidentes por falta de capacidad en los servicios:
· Contar con stock mínimo de elementos para realizar mantenimientos
correctivos y preventivos.
·
Dar de baja elementos y reemplazarlos si ya cumplieron su ciclo de
vida.
·
Ampliar la red teniendo en cuenta proyecciones a futuro.
