Administración, según Sabogal (1993), es el
conjunto de principios y técnicas sistemáticas que permiten al hombre lograr
sus fines. Es la acción de planear,
organizar, dirigir, controlar e integrar los recursos con el fin de lograr sus
objetivos.
El autor citado da una definición a mi
juicio muy precisa de lo que es “administración”; ya que al hablar de
principios y técnicas sistemáticas podemos decir que cualquier actividad es impulsada
a lograr un fin. Los seres humanos siempre estamos administrando, administramos
nuestras empresas, administramos nuestras familias, administramos nuestra vida,
nuestro tiempo, todo bajo unos principios y valores que determinan nuestro
bienestar.
Al enfocarnos en la administración
empresarial, todas las actividades que realicemos se contextualizan dentro de
la administración: Comprar materia prima, identificar proveedores, negociar con
ellos, establecer términos, definir el poder de negociación, (es de ellos o es
de la empresa); dar instrucciones a su personal, capacitarlos, definir sus
funciones, sus responsabilidades, su rol; establecer y ejecutar el
procedimiento de selección y contratación de personal, programas de bienestar,
de seguridad y salud en el trabajo; programar y realizar mantenimiento
preventivo y correctivo a maquinaria e instalaciones, ejecutar labores
contables y analizar esa información; todo es “administración”
Se podría decir entonces que administrar es
el conjunto de decisiones que se toman y acciones ejecutadas, para aprovechar
los recursos de la empresa y lograr sus objetivos.
PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración requiere un conjunto de
actividades que se deben desarrollar en la empresa y que los podemos enmarcar en
la siguiente estructura.
La planeación como base o cimiento
principal del proceso, con las tres estructuras fundamentales que permiten su
estabilidad y sostenibilidad: La organización, la dirección y el control.
LA
PLANEACIÓN
Cuando hablamos de planeación, es
importante hablar de “futuro”. El futuro es el horizonte observado después de
hoy, este futuro puede ser deseable, posible o probable, y la “planeación” es
el arte de convertir el futuro deseable, en probable.
Pero entonces, ¿Qué es el futuro deseable, el
futuro posible, el futuro probable?
El futuro deseable es eso… Los deseos; lo
que Yo quisiera, lo que Yo desearía, donde Yo quisiera estar… Este futuro se
convierte en posible, cuando Yo defino a través de un diagnostico su
viabilidad, establezco claramente si es o no posible, si puede o no suceder. En
este punto es indispensable entender las circunstancias, soñar, pero con los
pies en la tierra, y un factor clave, preguntarse… ¿lo que estoy haciendo hoy,
me permite cumplir mis deseos (futuro deseable)?. Dando respuesta a esta
pregunta y trabajando en los factores claves, proyecto el futuro probable es
decir, es casi seguro que suceda.
Pero planear abarca una serie de decisiones
que deben tomarse ya y proyectarse en el futuro; estas decisiones se sustentan
en la elaboración del diagnóstico, el establecimiento de objetivos, la
ejecución de estrategias y la evaluación permanente.
El DIAGNOSTICO
El “diagnostico” es analizar a fondo la
situación actual, para conocer mis fortalezas, mis debilidades, las oportunidades que me ofrece el mercado y las
amenazas que pueden afectar mi estabilidad o proyección.
Este diagnóstico debe ser completo, debe
abarcar todas las áreas de la empresa y cubrir los entornos del medio en el que
opera. Debe ser sensato, no debe surtir falsas ilusiones, debe tener juicio,
prudencia, madurez y debe ser acertado, es decir eficaz y eficiente.
LOS OBJETIVOS
Los objetivos son los resultados propuestos
a alcanzar en un plazo determinado. Estos objetivos deben ser establecidos en
un plazo que puede ser coto (un año o menos), mediano (dos años) o largo
(máximo cinco años). Los objetivos a corto plazo son la sistematización de los
objetivos a mediano y largo plazo, hablando en términos más comunes, son la
fracción o pequeñas tareas en las que se dividen los objetivos a mediano y
largo plazo para lograr su cumplimiento.
Esta fracción permite ir cumpliendo mis
objetivos principales (mediano y largo plazo) en pequeña escala, generando
certeza, confianza y sobre todo satisfacción del deber cumplido al personal
involucrado; creando un ambiente de compromiso y trabajo en equipo.
Es importante que los objetivos estén
ubicados en el tiempo, es decir, establecer ¿Cuándo y en cuánto tiempo, se
deben realizar? No podemos dejar objetivos abiertos, sin límite de tiempo,
estos no generan compromiso, ya que, al
no exigir un tiempo límite, no se pueden medir y por lo tanto no se
puede establecer si fueron o no cumplidos.
La medición es otro factor de gran
importancia, el empresario ya estableció un límite de tiempo para cumplir ese
objetivo, ahora debe medirlo periódicamente para que vaya visualizando su
trayectoria, identifique desviaciones y aplique correctivos. Para esto es claro
que se haya identificado claramente, ¿qué voy a hacer?, ¿dónde lo voy a hacer?,
¿quién o quiénes serán los responsables (equipo de trabajo)?, ¿cómo se va hacer?
Y en ¿cuánto tiempo?
LAS ESTRATEGIAS
Las estrategias son acciones propuestas a
ejecutar para lograr los objetivos. Las estrategias son propuestas por los
“estrategas”, y los estrategas son los lideres; esos líderes que se mueven
mucho más rápido que el mercado.
El mercado es cambiante, día a día exige
innovación, esa exigencia lleva al estratega a generar nuevas ideas, nuevos
productos, nuevos servicios, y esas ideas, productos o servicios, convertirlos
en necesidades para el consumidor.
Podemos citar aquí el mercado de la
telefonía móvil, el mercado automotriz, el mercado de la informática; como de
manera permanente nos abruman con los diferentes nuevos productos o cambios en
los modelos actuales, con mejoras, claro, pero muchas veces no sustanciales,
sin embargo los convierten en una necesidad. Esto busca el sector empresarial,
“estrategas activos e innovadores”.
LA EVALUACIÓN
“Lo que no se mide, no se controla, y lo
que no se controla, no se cumple”. Esta es la premisa de la evaluación. Evaluar
es medir si cada uno de los planes establecidos para el cumplimiento de los
objetivos se está ejecutando.
Para fijar los criterios de evaluación, se
debe determinar con precisión lo que se espera lograr en cada paso de lo
planeado; establecer límites máximos y mínimos y tener preparado las
alternativas y opciones frente a desvíos.
LA ORGANIZACIÓN
Hablemos ahora, de nuestra primera estructura,
“la organización”. Prada (2013) manifiesta que la organización es la función
que permite establecer la estructura de las relaciones internas de la empresa a
través de la división y coordinación del trabajo, de todos y cada uno de los
individuos que integran la empresa.
Organizar es ordenar los recursos y
funciones de la empresa, para facilitar el logro de los objetivos. Factores
como tiempo, espacio, trabajo, personas y recursos, son fundamentales dentro de
la organización.
ORGANIZACIÓN
DEL TIEMPO. Una frase muy celebre de nuestros
abuelos es “Un tiempo para cada tarea y cada tarea a su debido tiempo” . Cuantas veces por querer hacer
muchas cosas al mismo tiempo, no terminamos haciendo ninguna. Cuantas veces por
no diferenciar lo importante, de lo no importante, lo urgente de lo no urgente,
desperdiciamos nuestro tiempo, factor supremamente valioso e irremplazable.
Dwight Eisenhower, general estadounidense y
34º presidente de los Estados Unidos de América, creó la denominada “matriz de
Eisenhower” como solución a las muchas decisiones que tenía que tomar, esta
matriz propone cuadro cuadrantes dentro de un eje plano cartesiano, en este
sustenta en el eje x la urgencia y en el eje y la importancia.
El primer cuadrante define lo “urgente e
importante” como la actividad crucial, hacerlo inmediatamente es la
instrucción; en el segundo cuadrante esta lo “importante, pero no urgente” y
como actividad propone decidir cuándo hacerlo, es decir, agendarlo; el tercer
cuadrante propone lo “urgente, pero no importante”, actividades que propone
delegarlas si no hay disponibilidad de tiempo y espacio en su agenda; y en el
cuarto y último cuadrante esta lo “no urgente y no importante”, actividades que
se deben analizar si son o no productivas para la empresa o el campo personal,
si tienen un factor de productividad, así sea bajó, hágalo más tarde, agendelas
y si no son productivas, deséchelas.
Factores como la puntualidad, (visto como
una buena administración del tiempo, respeto personal y profesional), la construcción
de una agenda y su cumplimiento, el inicio y culminación de una tarea antes de
iniciar otra, son la base fundamental de la organización del tiempo y a eso
estamos llamados los buenos administradores.
ORGANIZACIÓN
DEL ESPACIO. Podríamos también aseverar “Un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar”; este es el principio de la
organización del espacio. Un método que se puede aplicar en la organización del
espacio es “la metodología de las 5 s”, nacida en Toyota en los años 60 en un
entorno industrial y con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor
organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una
mayor productividad y un mejor entorno laboral. (Toyoda, K., 1974)
Esta metodología plantea cinco técnicas:
Separar innecesarios, situar necesarios, suprimir suciedad, señalizar anomalías
y seguir mejorando. Lo anterior bajo las premisas de: Preparación, acción,
propuestas de mejora y documentación.
ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO. Organizar el trabajo es elaborar la
lista de todas las tareas que se deben ejecutar, agruparlas por áreas y
ordenarlas de manera lógica y eficiente. Es indispensable definir prioridades,
definir áreas funcionales, definir la estructura organizacional, la jerarquía,
las líneas de mando, las líneas de comunicación y sus responsables. “Una
persona en cada cargo y cada persona en su cargo”
ORGANIZACIÓN
DE LAS PERSONAS. Para que haya una buena
organización de las personas, debe haber unidad de mando y unidad de dirección.
Todas las tareas deben estar asignadas a un líder permanente; este líder debe
conocer y organizar sus equipos de trabajo, establecer sus objetivos,
establecer indicadores y hacer seguimiento. La principal herramienta para la organización
de las personas es conocer las necesidades de la empresa, los atributos del
personal y la disponibilidad para cumplir sus funciones y responsabilidades.
Fundamental, cuente con un manual de funciones y un reglamento interno de
trabajo.
ORGANIZACIÓN
DE LOS RECURSOS. Organizar los recursos es distribuir
los recursos de la empresa, para obtener de ellos el mayor beneficio posible.
Recursos humanos, recursos técnicos, recursos logísticos, pero sobre todo, los
recursos financieros (capital, efectivo, ahorros, financiación, cartera, etc.)
Hoy en día no solo las grandes empresas
deben aplicar prácticas financieras, si no toda organización, sin importar su
tamaño. Toda empresa debe contar con una buena información financiera, y un
departamento como tal dentro de la empresa, pero el administrador o propietario
de las pyme cree o piensa que esto no es importante, por lo cual no lo
involucra en el desarrollo de la misma. (Myers, B., 1988)
La función financiera y por ende la
aplicabilidad de prácticas financieras ha sido desplazada, su operatividad se
considera como un gasto injustificado, que no genera beneficio o por lo menos,
no se aprecia con claridad el beneficio que aporta a la organización. Es clave
que los empresarios y gerentes no se limiten a llevar un soporte contable, que
se realiza más por normatividad legal, que por estrategia; la contabilidad es
importante, pero los números contables no dicen nada, si no son analizados
financieramente y eso es organizar los recursos.
LA
DIRECCIÓN
El segundo pilar del proceso administrativo
es “la dirección”. La dirección consiste en guiar y coordinar a las personas para que ejecuten su trabajo
con entusiasmo y compromiso. Coordinar las actividades ejecutadas por los
trabajadores para lograr los objetivos de la empresa.
El buen gerente es un líder; es la persona
que despierta en los demás el deseo de imitarla o seguirla y tiene unas
características únicas, que lo hacen vital para el desarrollo de la empresa y
cumplimiento de los objetivos.
Pero, ¿Qué debe poseer un líder? Un líder
posee habilidades gerenciales, es decir conocimientos en todos los aspectos:
administrativos, técnicos, financieros, de producción, comerciales, etc. Un
líder debe poseer la habilidad de ser motivador, debe poseer una buena técnica de
comunicación, debe poseer y generar autoridad y debe poseer la habilidad para
tomar decisiones, incluso sin estar completamente seguro.
El líder es entusiasta, inspira a su gente,
el líder es innovador, se adelanta al mercado, el líder trabaja en equipo y
convierte a cada integrante es otro líder, el líder sabe hacer las cosas y las
hace bien desde la primera vez, el líder siempre está dispuesto a aprender, y
no le teme a la vulnerabilidad; los resultados son su principal objetivo.
EL
CONTROL
Finalmente, nuestro tercer pilar del
proceso administrativo es “el control”. El control es comparar los planes
proyectados con los alcances ejecutados, para verificar si se han cumplido y
corregir las desviaciones en la ejecución.
Por ejemplo, si la meta es reducir el 5% del
desperdicio de materia prima utilizada, el consumo de materia prima es el punto
de referencia con el cual se compara el desperdicio para verificar si se ha
logrado la meta.
Las metas, son los proyectos expresados
(proyectados), de tal manera que su realización se pueda comparar con un punto
de referencia completo y acumular información sobre los alcances, para
proyectar nuevas metas. Ejemplo: Mantener el registro actualizado del
desperdicio y del consumo de materia prima.
